Poučení o zpracování osobních údajů účastníků soutěží pořádaných OutdoorKWAK

Toto poučení shrnuje základní zásady zpracování osobních údajů ze strany OutdoorKWAK, pokud se jedná o osobní údaje osob, které se účastní jí (spolu)pořádaných soutěží (dále také jen „soutěže“).

Níže se dozvíte, jak bude naše společnost Vaše údaje zpracovávat a to zejména s ohledem na Nařízení.

Přehled zpracovávaných (typů) údajů a jejich zdroje

V této části se dozvíte, jaké typy osobních údajů o Vás budeme zpracovávat. Za osobní údaje se přitom považují veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (také nazývané „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobní údaje, které o Vás budeme zpracovávat, většinou získáme přímo od Vás, případně v rámci ukládání údajů v rámci našich webových stránek.

Osobní údaje účastníků soutěží, které bude OutdoorKWAK zpracovávat, zahrnují údaje poskytnuté účastníky, typicky:

jméno a příjmení
pohlaví
adresu
datum narození
telefonní číslo
e-mail, případně
příspěvky do soutěže

dále

údaje získané v rámci telefonních hovorů
e-mailové komunikace s účastníky

V souvislosti s komunikací s účastníkem si OutdoorKWAK může ukládat vedle obsahu takové komunikace také

čas provedené komunikace s účastníkem
IP adresu
telefonní číslo
přehled počtu přihlášení a
přehled výher

U e-mailové komunikace jsou v rozhraní e-mailového klienta ukládány také běžné údaje související s takovou zprávou zasílané společně s ní.

U osob identifikovaných v příspěvcích účastníků jsou obvykle zpracovávány jejich

fotografie (např. v soutěžních příspěvcích)

Registrace pro soutěže je obvykle zajišťována prostřednictvím webového rozhraní, příspěvku v rámci sociální sítě, který je považován za přihlášení do soutěže, případně e-mailem. Zdrojem zpracovávaných údajů účastníků jsou přímo tito účastníci (tedy se jedná o údaje jimi poskytnuté), dále jsou některé údaje získávány samostatně OutdoorKWAK sledováním činnosti účastníků v rámci soutěže (např. v rámci kontroly přihlášení), či v rámci komunikace s účastníky (e-maily, tel. hovory). Z údajů u osob identifikovaných v příspěvcích účastníků jsou účastníci soutěží.

Webové stránky OutdoorKWAK také používají cookies a jiné síťové identifikátory.

Účely zpracování

V této části uvádíme přehled účelů, k nimž budeme Vaše osobní údaje využívat (zpracovávat). Obvykle je každý údaj využíván zároveň k vícero účelům. Od stanovených účelů se pak odvíjí i prostředky zpracování, doba zpracování apod. V určitých případech stanovených v Nařízení (EU) č. 2016/679 můžeme Vaše údaje zpracovávat i pro jiné účely, než jsou níže uvedené, jedná se však o výjimečné a omezené případy, které Nařízení podmiňuje splněním dalších podmínek.

Primárním účelem zpracování osobních údajů účastníka je

pořádání soutěží

V této souvislosti budou údaje dále používány

k evidenci a řádnému plnění smluvních vztahů OutdoorKWAK
kontrole zneužívání hlasování v soutěži či
zabránění opakovanému hlasování
pro statistické účely
další rozvoj služeb OutdoorKWAK souvisejících s pořádanými soutěžemi
k vymáhání pohledávek a
k ochraně práv OutdoorKWAK a třetích osob (např. dalších smluvních partnerů)

zejména před protiprávní činností. Údaje (zejména získané z komunikace s účastníkem, jako je IP adresa a čas komunikace) budou užívány také za účelem IT bezpečnosti OutdoorKWAK. Základní identifikační údaje účastníků a případně údaje o jejich účasti v soutěži budou používány pro účely

přímého marketingu

tedy pro zasílání nabídek na další soutěže OutdoorKWAK či nabídek na dodávání produktů OutdoorKWAK (obvykle časopisů, resp. jejich předplatného), v nichž byla soutěž zveřejněna či jež byly výhrou v soutěži a to e-mailem, telefonem či poštou či případně, pokud s tím účastníci vysloví souhlas, i jiných marketingových nabídek.

Dále budou osobní údaje účastníka užívány OutdoorKWAK za účelem

plnění jejích právních povinností

zejména podle předpisů upravujících vedení účetnictví a daní a předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

O výhercích soutěže a dále o účastnících soutěže, pokud to u nich vyplývá z charakteru soutěže (např. budou všichni účastníci zasílat do soutěže fotografie), může být přiměřeně

referováno v médiích či v rámci propagace OutdoorKWAK

Stejné platí u osob identifikovaných v příspěvcích účastníků, s ohledem na to, že tyto příspěvky jsou obvykle uveřejňovány (v závislosti na charakteru dotčené soutěže).

Právní základ zpracování

Každé zpracování osobních údajů musí být zákonné – musí být založeno na některém v Nařízení vyjmenovaném právním základu zpracování. Podobně jako u účelu může být každý údaj zpracováván na základě vícero právních důvodů zpracování. Pokud všechny právní důvody odpadnou, pak přestaneme Vaše údaje zpracovávat. Možné právní důvody zpracování jsou vyjmenovány v čl. 6 Nařízení. Upozorňujeme Vás, že pokud budeme Vaše osobní údaje zpracovávat na základě Vašeho souhlasu, máte kdykoliv možnost tento souhlas odvolat (pro odvolání použijte rozhraní Vámi užívané služby, případně nás kontaktujte na níže uvedených kontaktech). Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Právním základem zpracování osobních údajů účastníků je

nezbytnost plnění smlouvy o účasti v soutěži

tedy zajištění účasti účastníka v soutěži

oprávněné zájmy OutdoorKWAK

dané zejména zájmem na evidenci smluvních vztahů a zájmem na ochraně jejích práv proti protiprávní činnosti včetně IT bezpečnosti, zpracováním pro statistické účely, další rozvoj služeb OutdoorKWAK, zveřejňováním údajů v rámci zpravodajství o soutěži a propagace a zájmem na přímém marketingu

a oprávněné zájmy třetích osob

zejména dalších smluvních partnerů podílejících se na přípravě příslušné soutěže

plnění zákonných požadavků

zejména předcházení deliktní činnosti, plnění požadavků podle předpisů o ochraně osobních údajů (zejména zákon č. 110/2019 Sb. a Nařízení), vedení účetnictví, plnění povinností podle daňových předpisů).

Pokud účastník vysloví souhlas se zasíláním obchodních sdělení nad rámec nabídky účasti v dalších soutěžích, bude právním základem zpracování jeho osobních údajů

souhlas

Upozorňujeme, že souhlas může být kdykoliv odvolán. Zákonnost zpracování do odvolání souhlasu tím ale není dotčena. V případě osob identifikovaných v příspěvcích účastníků je právním základem zpracování oprávněný zájem OutdoorKWAK.

Právo na námitku

Právo na námitku je Vaším důležitým právem. Umožňuje Vám nechat přezkoumat zpracování prováděné na základě našeho tzv. oprávněného zájmu v případě, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo. Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, např. ji není možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje nezbytné pro plnění smlouvy či když nám jejich zpracování ukládá zákon. Právo na námitku je zakotveno v čl. 21 Nařízení.

Pokud je právním důvodem zpracování osobních údajů účastníka oprávněný zájem OutdoorKWAK (jedná se zejména o zpracování údajů pro účely IT bezpečnosti, pro statistické účely a další rozvoj služeb OutdoorKWAK a ochranu práv OutdoorKWAK a třetích osob, přímý marketing či zpřístupňování zpravodajství o soutěži a o zpracování osobních údajů osob identifikovaných v příspěvcích účastníků), má dotčená osoba z důvodů týkajících se její konkrétní situace právo kdykoli vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. V takovém případě nebude OutdoorKWAK takové osobní údaje dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad zájmy dotčené osoby nebo jejími právy a svobodami, nebo pokud nebudou zpracovávány pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. Námitku proti zpracování může dotčená osoba vznést prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže či nejlépe prostřednictvím e-mailu osobni.udaje@outdoorkwak.cz. V e-mailu prosím uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by OutdoorKWAK neměla údaje zpracovávat.

V případě zpracování údajů pro účely přímého marketingu (zasílání marketingových zpráv na základě oprávněného zájmu OutdoorKWAK) je možné vždy vznést námitku bez dalšího, takže v takovém případě nemusí účastník uvádět žádné důvody, proč si nepřeje nadále marketingové zprávy zasílat. V těchto případech nejlépe vznese účastník námitku tak, že odhlásí další zasílání sdělení kliknutím na odkaz, který ve zprávě bude obvykle za tímto účelem připojen, případně může námitku kdykoliv vznést zasláním e-mailu na adresu osobni.udaje@outdoorkwak.cz. Při telefonickém kontaktu prosím sdělte tuto informaci operátorovi.

Upozorňuje, že i ve výše uvedených případech však bude někdy probíhat paralelní zpracování osobních údajů i pro jiné účely, které budou odůvodňovat to, aby OutdoorKWAK takové údaje i nadále zpracovávala.

Doba, po níž budou údaje zpracovávány

Naše společnost nemůže Vaše údaje zpracovávat po libovolně dlouhou dobu, ale doba zpracování je omezená na období, kdy Vaše údaje skutečně potřebujeme. Délku tohoto období se snažíme omezit tak, aby řádně zohledňovala jak Vaše, tak naše zájmy. Někdy je obtížnější potřebnou dobu zpracování určit, nebo z bezpečnostních důvodů není vhodné přesnou délku této doby sdělovat, níže proto alespoň uvádíme některá kritéria, podle nichž se při určení délky zpracování Vašich údajů rozhodujeme.

Osobní údaje budou zpracovávány po přiměřenou dobu s ohledem na účel zpracování. OutdoorKWAK bude ukládat údaje obvykle po tuto dobu:

pokud bude soutěž konstruována tak, že budou soutěžní příspěvky zveřejňovány, nebude doba zveřejnění obvykle omezena, tzn. soutěžní stránka s příspěvky bude obvykle dostupná bez časového omezení. Účastník ale může kdykoliv pořádat o odstranění svého soutěžního příspěvku z této stránky, přičemž pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro jejich další zveřejňování, bude příspěvek v přiměřené lhůtě ze stránky odstraněn. Stejné platí pro osoby identifikované v příspěvcích účastníků, pokud se bude jednat o žádost o smazání takového příspěvku. Příspěvek však může být i nadále ukládán v podkladových databázích (viz dále),
e-mail a telefon účastníka a základní údaje o tom, jak, kdy a v souvislosti s jakou soutěží byl získán, bude uložen pro účely zasílání marketingových sdělení ve zvláštní databázi, v níž budou po přiměřenou dobu uložena i zasílaná sdělení a údaje, jestli na ně účastník reagoval či nikoliv, a tyto údaje budou užívány pro zasílání sdělení do podání námitky/odvolání souhlasu a následně uloženy pro ochranu práv OutdoorKWAK a doložení souladu s právními předpisy ještě po dobu nepřevyšující 4 roky,
údaje o účastnících mimo výherců budou v podkladových databázích v případech jiných, než uvedených v písm. a), uloženy po dobu cca 12 měsíců od ukončení soutěže,
údaje týkající se výherců v případech jiných, než uvedených v písm. a), budou zpracovávány po dobu cca 10 let od konce roku, v němž byla soutěž ukončena, neboť tvoří podklady pro účetnictví.
pokud budou údaje o účastnících zpracovávány v rámci zpravodajství o soutěži či záznamů vysílání, nebude doba jejich zveřejňování omezena.

Pro zpracování údajů pro ostatní účely vychází OutdoorKWAK při určení doby zpracování z těchto hledisek:

délky promlčecí doby
pravděpodobnosti vznesení právních nároků
obvyklých postupů na trhu
pravděpodobnosti a významu hrozících rizik
případných doporučení dozorových orgánů

Jak bude zpracování probíhat a jeho konsekvence

V dnešní době většina zpracování probíhá počítačově, takže Vaše údaje budeme obvykle zpracovávat v počítačovém systému.

OutdoorKWAK bude osobní údaje zpracovávat zejména ve svých počítačových systémech a počítačových systémech zpracovatelů. Písemnosti bude OutdoorKWAK zpracovávat ve své kartotéce. Poskytnutí zpracovávaných údajů ze strany účastníka je dobrovolné (ovšem bez poskytnutí určitých údajů nebude účast v soutěži umožněna a v některých případech jsou následně některé údaje vyžadovány zákonem, zejména předpisy o účetnictví). Jméno a příjmení (a případně obec bydliště) výherců jsou obvykle zveřejňovány v daném médiu.

Předávání osobních údajů jiným osobám (příjemci osobních údajů)

Ne všechna zpracování osobních údajů provádí naše společnost sama. Ke zpracování si někdy najímáme třetí osoby, tzv. zpracovatele osobních údajů. Snažíme se vybírat pouze takové zpracovatele, kteří jsou dostatečně důvěryhodní.

Pro přijímání a evidenci SMS jsou využívány služby společnosti

Advanced Telecom Services, s.r.o., Garden Eleven, Kubánské nám. 11, 100 00 Praha 10, Vršovice, IČO: 27635007

která však částečně funguje jako samostatný správce osobních údajů. U příspěvků, u nichž z pravidel soutěže vyplývá, že budou uveřejňovány, dojde k jejich uveřejnění v příslušném médiu a dále případně v souvislosti s informováním o soutěži či propagací soutěží pořádaných OutdoorKWAK. OutdoorKWAK jinak může zpřístupnit osobní údaje třetím osobám pouze v případech, kdy jí to bude ukládat nebo umožňovat právní předpis anebo se souhlasem účastníka. OutdoorKWAK zpřístupňuje osobní údaje pouze v obvyklém rozsahu zpracovatelům či jiným příjemcům:

dodavatelům externích služeb (typicky programátorské či jiné podpůrné technické služby, dodavatelé počítačových systémů, serverových služeb, rozesílání e-mailů a poskytovatelům archivačních služeb)
provozovatelům (záložních) serverů či provozovatelům technologií využívaných OutdoorKWAK, kteří je zpracovávají za účelem zajištění funkčnosti příslušných služeb

Dále mohou být osobní údaje zpřístupňovány v nezbytně nutném rozsahu

právním, ekonomickým a daňovým poradcům a auditorům

kteří je zpracovávají za účelem poskytování poradenských služeb. Na vyžádání či v případě podezření na protiprávní jednání mohou být osobní údaje předané také

orgánům veřejné správy

Pokud je soutěž spolupořádána společně s jinou osobou jako

spolupořadatelem

budou osobní údaje výherců a v odůvodněných případech i účastníků poskytnuty také této další osobě, za účelem jejich kontaktování (v souvislosti se soutěží či jeho newslettery) a předání výhry. Údaje o účastnících budou takovému spolupořadateli poskytnuty pouze v případě, kdy to bude uvedeno v pravidlech soutěže, pokud účastník s tímto poskytnutím vysloví souhlas nebo pokud to bude nutné k ochraně práv OutdoorKWAK, spolupořadatele či třetích osob.

Pro předání výhry budou potřebné doručovací údaje předány také