V tomto oznámení sú zhrnuté základné zásady spracúvania osobných údajov spoločnosťou OutdoorKWAK vo vzťahu k osobným údajom osôb, ktoré sa zúčastňujú na súťažiach (spolu)organizovaných spoločnosťou OutdoorKWAK (ďalej aj "súťaže").
Nižšie nájdete informácie o tom, ako bude naša spoločnosť spracúvať vaše údaje, najmä s ohľadom na nariadenie.
Prehľad spracúvaných (typov) údajov a ich zdrojov
V tejto časti sa dozviete, aké typy osobných údajov o vás budeme spracúvať. Osobnými údajmi sa rozumejú akékoľvek informácie o identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe (nazývanej aj "dotknutá osoba"); identifikovateľná fyzická osoba je fyzická osoba, ktorú možno priamo alebo nepriamo identifikovať, najmä na základe identifikátora, ako je meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, sieťový identifikátor alebo na základe jedného či viacerých špecifických prvkov fyzickej, fyziologickej, genetickej, mentálnej, ekonomickej, kultúrnej alebo sociálnej identity tejto fyzickej osoby. Osobné údaje, ktoré o vás spracúvame, zvyčajne získavame priamo od vás alebo v rámci ukladania údajov v rámci našej webovej stránky.
Osobné údaje účastníkov súťaže, ktoré bude spoločnosť OutdoorKWAK spracúvať, zahŕňajú údaje poskytnuté účastníkmi, zvyčajne:
- meno a priezvisko
- pohlavie
- adresa
- dátum narodenia
- telefónne číslo
- e-mail, ak je to vhodné
- prihlášky do výberového konania
potom
- údaje zozbierané počas telefonických hovorov
- e-mailovej komunikácie s účastníkmi
V súvislosti s komunikáciou s účastníkom môže spoločnosť OutdoorKWAK okrem obsahu takejto komunikácie uchovávať aj tieto údaje
- čas komunikácie s účastníkom
- IP adresa
- telefónne číslo
- prehľad počtu prihlásení a
- prehľad výhier
V prípade e-mailovej komunikácie rozhranie e-mailového klienta ukladá aj bežné údaje súvisiace s takouto správou, ktorá sa posiela spolu s ňou.
V prípade osôb identifikovaných v príspevkoch účastníkov sa zvyčajne spracúvajú ich údaje
- fotografie (napr. v súťažných príspevkoch)
Registrácia do súťaží sa zvyčajne vykonáva prostredníctvom webového rozhrania, príspevku v rámci sociálnej siete, ktorý sa považuje za prihlášku do súťaže, alebo e-mailom. Zdrojom spracúvaných údajov účastníkov sú samotní účastníci (t. j. údaje, ktoré poskytli), niektoré údaje OutdoorKWAK zhromažďuje aj samostatne monitorovaním aktivít účastníkov v rámci súťaže (napr. kontrola registrácie) alebo v rámci komunikácie s účastníkmi (e-maily, telefonáty). Údaje o osobách identifikovaných v prihláškach účastníkov sú údaje o účastníkoch súťaže.
Webová stránka OutdoorKWAK používa aj súbory cookie a iné sieťové identifikátory.
Účely spracovania
V tejto časti uvádzame prehľad účelov, na ktoré budeme používať (spracúvať) vaše osobné údaje. Zvyčajne sa každý údaj používa na viacero účelov súčasne. Prostriedky spracúvania, trvanie spracúvania atď. sú potom určené uvedenými účelmi. V určitých prípadoch stanovených v nariadení (EÚ) č. 2016/679 môžeme vaše údaje spracúvať aj na iné účely, ako sú uvedené nižšie, ide však o výnimočné a obmedzené prípady, ktoré nariadenie podmieňuje ďalšími podmienkami.
Hlavným účelom spracúvania osobných údajov účastníka je
- organizovanie súťaží
V tejto súvislosti sa údaje budú používať aj
- na registráciu a riadne plnenie zmluvných vzťahov spoločnosti OutdoorKWAK
- na kontrolu zneužívania hlasovania v rámci súťaže alebo
- predchádzanie opakovanému hlasovaniu
- na štatistické účely
- ďalší rozvoj služieb spoločnosti OutdoorKWAK súvisiacich s organizovanými súťažami
- vymáhanie pohľadávok a
- na ochranu práv spoločnosti OutdoorKWAK a tretích strán (napr. iných zmluvných partnerov). najmä proti nezákonným činnostiam. Údaje (najmä údaje získané z komunikácie s účastníkom, ako je IP adresa a čas komunikácie) budú použité aj na účely IT bezpečnosti spoločnosti OutdoorKWAK.
Základné identifikačné údaje účastníkov a prípadne údaje o ich účasti v súťaži budú použité na účely
- priameho marketingu
t. j. na zasielanie ponúk ďalších súťaží spoločnosti OutdoorKWAK alebo ponúk na dodávku produktov spoločnosti OutdoorKWAK (zvyčajne časopisov alebo ich predplatného), v ktorých bola súťaž uverejnená alebo ktoré boli v súťaži vyhrané, a to e-mailom, telefonicky alebo poštou, prípadne, ak s tým účastníci súhlasia, iných marketingových ponúk.
Okrem toho bude spoločnosť OutdoorKWAK používať osobné údaje účastníkov na tieto účely
- plnenie svojich zákonných povinností
najmä podľa účtovných a daňových predpisov a predpisov o ochrane údajov.
Výhercovia súťaže, ako aj účastníci súťaže, ak to vyplýva z povahy súťaže (napr. všetci účastníci predložia fotografie do súťaže), môžu byť primerane
- informovať v médiách alebo v rámci propagácie spoločnosti OutdoorKWAK.
To isté platí aj pre osoby identifikované v súťažných príspevkoch účastníkov, vzhľadom na to, že tieto príspevky sa zvyčajne zverejňujú (v závislosti od povahy príslušnej súťaže).
Právny základ spracovania
Každé spracovanie osobných údajov musí byť zákonné - musí sa zakladať na jednom z právnych dôvodov spracovania uvedených v nariadení. Rovnako ako v prípade účelu sa môžu akékoľvek údaje spracúvať na základe viac ako jedného právneho dôvodu spracúvania. Ak odpadnú všetky právne dôvody, prestaneme vaše údaje spracúvať. Možné právne dôvody spracúvania sú uvedené v článku 6 nariadenia. Upozorňujeme, že ak vaše osobné údaje spracúvame na základe vášho súhlasu, máte možnosť tento súhlas kedykoľvek odvolať (na odvolanie súhlasu použite rozhranie služby, ktorú používate, alebo nás kontaktujte na nižšie uvedených kontaktoch). Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracovania založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.
Právnym základom spracúvania osobných údajov účastníkov je
- nevyhnutnosť plniť zmluvu o účasti v súťaži
t. j. zabezpečenie účasti účastníka na súťaži
- oprávnené záujmy spoločnosti OutdoorKWAK
určené najmä záujmom na evidencii zmluvných vzťahov a záujmom na ochrane svojich práv pred protiprávnou činnosťou, vrátane IT bezpečnosti, spracúvania na štatistické účely, ďalšieho rozvoja služieb OutdoorKWAK, zverejňovania údajov v súvislosti s informovaním o súťaži a propagáciou a záujmom na priamom marketingu
- a oprávnené záujmy tretích strán.
najmä ďalších zmluvných partnerov, ktorí sa podieľajú na príprave príslušnej súťaže
- dodržiavanie zákonných požiadaviek
najmä predchádzanie deliktuálnej činnosti, dodržiavanie požiadaviek vyplývajúcich z predpisov o ochrane osobných údajov (najmä zákon č. 110/2019 Z. z. a Nariadenie), vedenie účtovníctva, dodržiavanie povinností vyplývajúcich z daňových predpisov).
Ak účastník súťaže súhlasí so zasielaním obchodných oznámení nad rámec ponuky účasti v iných súťažiach, právnym základom spracúvania jeho osobných údajov bude
- súhlas .
Upozorňujeme, že súhlas môže byť kedykoľvek odvolaný. Zákonnosť spracúvania do odvolania súhlasu tým však nie je dotknutá. V prípade osôb identifikovaných v súťažných príspevkoch účastníkov je právnym základom spracúvania oprávnený záujem spoločnosti OutdoorKWAK.
Právo vzniesť námietku
Právo namietať je pre vás dôležitým právom. Umožňuje vám, aby sme spracúvanie vykonávané na základe nášho tzv. oprávneného záujmu preskúmali, ak to vaša konkrétna situácia odôvodňuje - t. j. ak je samotné spracúvanie prípustné, ale na vašej strane existujú konkrétne dôvody, prečo si aj napriek tomu neželáte, aby sa spracúvanie vykonávalo. Možnosť vzniesť námietku sa však nevzťahuje na všetky prípady spracúvania, napr. nemožno ju využiť, ak spracúvame vaše údaje potrebné na plnenie zmluvy alebo ak nám ich spracúvanie ukladá zákon. Právo namietať je zakotvené v článku 21 nariadenia.
Ak je právnym základom spracúvania osobných údajov účastníka oprávnený záujem spoločnosti OutdoorKWAK (ide najmä o spracúvanie údajov na účely IT bezpečnosti, na štatistické účely a ďalší rozvoj služieb spoločnosti OutdoorKWAK a ochranu práv spoločnosti OutdoorKWAK a tretích strán, priamy marketing alebo zverejňovanie noviniek o súťaži a spracúvanie osobných údajov osôb uvedených v prihláškach účastníkov), dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať proti takémuto spracúvaniu osobných údajov z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie. V takom prípade spoločnosť OutdoorKWAK nebude ďalej spracúvať takéto osobné údaje, pokiaľ neexistujú závažné oprávnené dôvody na spracúvanie, ktoré prevažujú nad záujmami dotknutej osoby alebo jej právami a slobodami, alebo pokiaľ spracúvanie nie je nevyhnutné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Dotknutá osoba môže vzniesť námietku proti spracúvaniu prostredníctvom nižšie uvedených kontaktných údajov alebo najlepšie e-mailom na adresu osobni.udaje@outdoorkwak.cz. V e-maile uveďte konkrétnu situáciu, ktorá vás vedie k záveru, že by spoločnosť OutdoorKWAK nemala údaje spracúvať.
V prípade spracúvania údajov na účely priameho marketingu (zasielanie marketingových správ na základe oprávneného záujmu spoločnosti OutdoorKWAK) je vždy možné vzniesť námietku bez ďalšieho upozornenia, pričom v takom prípade nemusí účastník uvádzať žiadne dôvody, prečo si neželá naďalej dostávať marketingové správy. V týchto prípadoch je najlepším spôsobom, ako môže účastník vzniesť námietku, odhlásenie sa z ďalších správ kliknutím na odkaz, ktorý bude zvyčajne na tento účel uvedený v správe, alebo môže vzniesť námietku kedykoľvek zaslaním e-mailu na adresu osobni.udaje@outdoorkwak.cz. Pri telefonickom kontakte poskytnite tieto informácie operátorovi.
Upozorňujeme, že aj vo vyššie uvedených prípadoch však niekedy dôjde k súbežnému spracúvaniu osobných údajov na iné účely, ktoré budú oprávňovať spoločnosť OutdoorKWAK pokračovať v spracúvaní týchto údajov.
Obdobie, počas ktorého budú údaje spracúvané
Naša spoločnosť nemôže spracúvať vaše údaje po ľubovoľne dlhú dobu, ale doba spracúvania je obmedzená na obdobie, keď vaše údaje skutočne potrebujeme. Dĺžku tohto obdobia sa snažíme obmedziť tak, aby riadne zohľadňovalo vaše aj naše záujmy. Niekedy je ťažšie určiť potrebnú dobu spracúvania alebo z bezpečnostných dôvodov nie je vhodné zverejniť presnú dĺžku tejto doby, preto nižšie uvádzame aspoň niektoré kritériá, ktoré používame na určenie dĺžky spracúvania vašich údajov.
Osobné údaje budú spracúvané počas primeraného obdobia s ohľadom na účel spracúvania. Spoločnosť OutdoorKWAK bude údaje počas tohto obdobia bežne uchovávať:
- ak je súťaž koncipovaná tak, že sa súťažné príspevky zverejňujú, doba zverejnenia nebude zvyčajne obmedzená, t. j. stránka so súťažnými príspevkami bude zvyčajne dostupná bez časového obmedzenia. Účastník však môže kedykoľvek požiadať o odstránenie svojho súťažného príspevku zo stránky, a ak neexistujú závažné oprávnené dôvody na pokračovanie zverejňovania príspevku, príspevok bude zo stránky v primeranej lehote odstránený. To isté sa bude vzťahovať na osoby uvedené v súťažných príspevkoch účastníkov, ak sa podá žiadosť o odstránenie takéhoto príspevku. Príspevok však môže byť naďalej uložený v základných databázach (pozri nižšie),
- e-mailové a telefónne číslo účastníka a základné informácie o tom, ako, kedy a v súvislosti s akou súťažou boli získané, sa budú uchovávať na účely zasielania marketingovej komunikácie v samostatnej databáze, v ktorej sa budú uchovávať aj odoslané oznámenia a informácie o tom, či na ne účastník reagoval alebo nie, a to po primeranú dobu, a budú sa používať na zasielanie oznámení až do vznesenia námietky/odvolania súhlasu a potom sa budú uchovávať na ochranu práv spoločnosti OutdoorKWAK a na preukázanie súladu so zákonom po dobu najviac 4 rokov,
- údaje o účastníkoch, ktorí nevyhrali, sa budú uchovávať v základných databázach v iných prípadoch, ako sú uvedené v písmene a), približne 12 mesiacov po skončení súťaže,
- údaje týkajúce sa výhercov v iných prípadoch, ako sú uvedené v písmene a), sa budú spracúvať približne 10 rokov od konca roka, v ktorom sa skončila súťaž, keďže tvoria základ pre účtovníctvo.
- ak sa údaje o účastníkoch spracúvajú v súvislosti so spravodajstvom o súťaži alebo záznamami vysielania, doba zverejnenia nebude obmedzená.
Pri spracúvaní údajov na iné účely vychádza spoločnosť OutdoorKWAK pri určovaní doby spracúvania z nasledujúcich hľadísk:
- dĺžka premlčacej lehoty
- pravdepodobnosť právnych nárokov
- bežné trhové postupy
- pravdepodobnosť a význam príslušných rizík
- prípadné odporúčania dozorných orgánov
- spôsob, akým sa bude spracovanie vykonávať, a jeho dôsledky
V súčasnosti je väčšina spracovaní počítačová, takže vaše údaje zvyčajne spracúvame v počítačovom systéme.
Spoločnosť OutdoorKWAK bude spracúvať osobné údaje najmä vo svojich vlastných počítačových systémoch a v počítačových systémoch spracovateľov. Spoločnosť OutdoorKWAK bude spracúvať korešpondenciu vo svojom archivačnom systéme. Poskytnutie spracúvaných údajov zo strany účastníka je dobrovoľné (bez poskytnutia niektorých údajov však účasť v súťaži nebude možná a v niektorých prípadoch sú niektoré údaje následne vyžadované zákonom, najmä účtovnými predpismi). Meno a priezvisko (a prípadne aj obec bydliska) výhercov sa zvyčajne zverejňuje v príslušných médiách.
Prenos osobných údajov iným osobám (príjemcom osobných údajov)
Nie všetko spracúvanie osobných údajov vykonáva naša spoločnosť sama. Niekedy si na spracovanie osobných údajov najímame tretie strany, tzv. spracovateľov údajov. Snažíme sa vyberať len takých spracovateľov, ktorí sú dostatočne dôveryhodní.
Služby spoločnosti sa využívajú na prijímanie a zaznamenávanie SMS
- Advanced Telecom Services, s.r.o., Garden Eleven, Kubánské nám. 11, 100 00 Praha 10, Vršovice, IČO: 27635007
ktorá však čiastočne funguje ako samostatný prevádzkovateľ osobných údajov. V prípade príspevkov, ktorých zverejnenie vyplýva z pravidiel súťaže, budú tieto zverejnené v príslušných médiách a prípadne v súvislosti s informovaním o súťaži alebo propagáciou súťaží organizovaných spoločnosťou OutdoorKWAK. Spoločnosť OutdoorKWAK môže inak poskytnúť osobné údaje tretím stranám, len ak to vyžaduje alebo povoľuje zákon alebo so súhlasom účastníka. Spoločnosť OutdoorKWAK poskytuje osobné údaje spracovateľom alebo iným príjemcom len v obvyklom rozsahu:
- externým poskytovateľom služieb (typicky poskytovateľom služieb programovania alebo inej technickej podpory, poskytovateľom počítačových systémov, serverových služieb, poskytovateľom služieb distribúcie a archivácie e-mailov)
- prevádzkovateľom (záložných) serverov alebo prevádzkovateľom technológií používaných spoločnosťou OutdoorKWAK, ktorí ich spracúvajú na zabezpečenie funkčnosti príslušných služieb
Okrem toho môžu byť osobné údaje zverejnené v nevyhnutnom rozsahu
- právnym, ekonomickým a daňovým poradcom a audítorom
ktorí ich spracúvajú na účely poskytovania poradenských služieb. Na požiadanie alebo v prípade podozrenia z porušenia predpisov môžu byť osobné údaje odovzdané aj
- orgánom verejnej moci
Ak je výberové konanie spoluorganizované s inou osobou ako
- spoluorganizátorom
osobné údaje výhercov a v odôvodnených prípadoch aj účastníkov budú poskytnuté tejto inej osobe na účely ich kontaktovania (v súvislosti so súťažou alebo jej informačnými bulletinmi) a odovzdania výhry. Údaje účastníkov sa takémuto spoluorganizátorovi poskytnú len vtedy, ak je to uvedené v pravidlách súťaže, ak účastník s takýmto poskytnutím súhlasí alebo ak je to nevyhnutné na ochranu práv spoločnosti OutdoorKWAK, spoluorganizátora alebo tretích strán.
Na účely doručenia výhry budú potrebné údaje o doručení zaslané aj
- doručovateľskej spoločnosti (napr. Česká pošta)
ktorá ich zvyčajne ďalej spracúva ako nezávislý prevádzkovateľ údajov.